Uma Política de Uso das Redes Sociais é uma ferramenta crucial para qualquer organização. Afinal, mesmo que a sua empresa não use essas plataformas, é quase certo que os seus colaboradores o façam. Concorda?!

Atualmente, a maioria das empresas adotou as redes sociais nos seus Planos de Marketing e Comunicação, já que essas plataformas permitem que as empresas se envolvam diretamente com clientes e potenciais clientes, dando às organizações uma plataforma para posicionar a sua marca.

Segundo o Pew Research Center, 74% da população adulta usa as redes sociais. No entanto, 73% das empresas não têm uma política oficial para o uso responsável das redes sociais no local de trabalho.

Não precisa ir muito longe para encontrar escândalos corporativos nas redes sociais — um colaborador faz um tweet com algo ofensivo a partir de uma conta oficial da empresa, por exemplo. A verdade é que algumas empresas só desenvolvem uma Política de Uso Responsável das Redes Sociais em resposta a uma crise.

O que é uma Política de Uso das Redes Sociais?

Uma Política de Uso das Redes Sociais é um documento oficial da empresa que fornece diretrizes e requisitos para o uso da responsável das redes sociais pela sua organização e pelos seus colaboradores. Este documento cobre os canais oficiais da marca, bem como o modo como os colaboradores usam essas plataformas, tanto a nível pessoal quanto profissional.

Esta Política deve ser aplicada a todos, desde o CEO até os estagiários, portanto, deve ser fácil de entender. Pode ser parte de uma Estratégia de Social Media Marketing mais ampla ou pode ser integrada a outros materiais de integração e outras políticas da empresa.

Uma Política de Uso das Redes Sociais é um documento importante, que ajuda a manter a Voz da Marca enquanto mitiga os riscos nessas plataformas.

Veja a seguir algumas das razões mais importantes pelas quais deve implementar uma Política de Uso das Redes Sociais na sua empresa!

1. Segurança

Ao criar a Política da sua empresa, trabalhe com a equipa de TI para determinar quais requisitos de segurança, se houver, são mais apropriados. Algumas organizações limitam o acesso a alguns recursos, como o envio mensagens instantâneas ou partilha de ficheiros, enquanto estão na rede interna. É fundamental implementar medidas de segurança para proteger as contas oficiais.

Os procedimentos de segurança também podem evitar que os colaboradores publiquem, acidentalmente, coisas pessoais nas contas da empresa. Veja, por exemplo, o caso da US Airways que respondeu, por engano, a um tweet com uma imagem pornográfica. Imagem ter de gerir uma crise deste porte?!

2. Acesso

Note que a sua Política de Uso das Redes Sociais deve especificar quais sites os colabores têm permissão para usar no trabalho. Mais e mais empresas percebem que essas plataformas podem ser uma ferramenta útil. Dito isto, restringir por completo o acesso não é necessariamente uma estratégia sábia.

Contudo, a sua empresa pode desejar restringir determinadas plataformas, ou permitir que apenas colaboradores em funções ou departamentos específicos acedam as redes sociais. Seja qual for a sua escolha, a Política da empresa deve estabelecer com clareza quem pode usar essas plataformas, quais plataformas são permitidas e como eles obter acesso a essas plataformas.

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3. Conduta

A Política de Uso Responsável das Redes Sociais deve corresponder com outras Políticas da sua empresa. Para tal, deve abordar e distinguir o uso oficial e pessoal dessas plataformas — o que pode ser mais complexo, já que deve respeitar o direito dos seus colaboradores à liberdade de expressão.

Conduto, deve sempre incentivar os seus colaboradores a serem responsáveis, respeitosos e profissionais nas redes sociais. Neste ponto, consultar o Departamento Jurídico e os Recursos Humanos será crucial. A seguir, veja algumas áreas de conduta que devem ser abordadas, tanto para uso profissional quanto pessoal:

• Conteúdo plagiado;
• Piadas inadequadas;
• Comentários inflamatórios ou obscenidades;
• Imagens ofensivas;
• Observações discriminatórias;
• Conteúdo que infringe os direitos de privacidade das pessoas;
• Entre outras.

Incentive os seus colaboradores a usar do bom senso ao publicar conteúdos nas redes sociais. Explique as principais consequências, tanto a nível pessoal quanto profissional, lembrando-lhes que também estão, de algum modo, a representar a empresa no universo online.

4. Envolvimento

A sua Política de Uso das Redes Sociais Corporativa deve estabelecer diretrizes claras para a interação com pessoas através de contas oficiais da empresa, ou seja, deve deixar bem claro como os gestores de social media devem moderar as publicações e comentários nessas plataformas.

• Como devem responder às mensagens e reclamações?
• Quando eles estão autorizados a remover publicações ou comentários?

Lembre-se de incluir uma política de isenção de responsabilidade nos perfis oficiais da sua empresa, indicando que os comentários são monitorados e poderão ser removidos, caso sejam considerados inapropriados e/ou ofensivos.

Além disso, a Política de Uso das Redes Sociais também deve abordar procedimentos para emergências de Relações Públicas, lembrando ainda que essas plataformas são um meio útil para corrigir informações falsas ou responder à imprensa negativa.

Importância da Política de Uso das Redes Sociais no Ambiente Corporativo

Quando bem utilizadas, as redes sociais podem ajudar a sua empresa a se posicionar no mercado e, até mesmo, preservar a sua reputação numa crise, porém, se não forem tomadas algumas medidas de segurança… o feitiço poderá virar contra o feiticeiro.

Na Era Digital, é importante que a sua empresa tenha políticas que orientem o comportamento nas redes sociais.

Por fim, mas não menos importante… Mantenha a Política de Uso das Redes Sociais da sua empresa simples e fácil de entender e, como essas plataformas estão sempre a mudar, lembre-se de rever e atualizar regularmente a sua Política da sua empresa.

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Fontes: Hootsuite Blog / Business Insider / Mashable / Lumiun Blog / PowerDMS